Tres meses después de un gran proyecto de construcción de centros de datos en Virginia, un contratista eléctrico nacional se encontró muy por encima de su presupuesto para herramientas. Había basado su flota de alquiler en la cantidad de herramientas que necesitaría en el momento de más trabajo, como muchos contratistas lo hacen, en lugar de trazar sus necesidades contra la curva de campana artesanal. Quería las herramientas adicionales a mano “por si acaso”. Esta estrategia dejó un porcentaje considerable de herramientas sin usar.

United Rentals aprovechó los datos de utilización detallados que se recopilaron a través de su solución de remolque para herramientas gestionado para convencer a la empresa de que dimensionara correctamente su flota de herramientas usando un modelo Lean y que volviera a encaminar sus gastos.

Para el proyecto, United Rentals proporcionó un remolque para herramientas gestionado de 53 pies y lo abasteció con 266 tipos de herramientas. También colocó ProBoxes (cajas de herramientas) en ubicaciones estratégicas alrededor del sitio, cada una con herramientas que la cuadrilla necesitaba en un área específica, como traccionadores de cables. ProBoxes mejoró la eficiencia en el sitio de trabajo, ya que los técnicos hacían menos viajes hacia el remolque para herramientas.

Inventario de herramientas del tamaño adecuado

United Rentals revisó las métricas de utilización de herramientas línea por línea con el cliente y señaló el exceso de inventario. Por ejemplo, el contratista tenía 48 sierras de banda inalámbricas en alquiler, pero usaba sistemáticamente solo 38.

El modelo Lean, basado en las demandas de mano de obra reales, dio como resultado un ahorro del 43% en la facturación total de herramientas en comparación con lo que el cliente hubiese gastado si hubiera comprado las herramientas como se planificó originalmente, y un ahorro del 28%, o $64,500, en comparación con el presupuesto original para herramientas en alquiler.

United Rentals ayudó al cliente a sentirse cómodo con la reducción del inventario de herramientas. “Nuestra sucursal local estaba a cinco minutos en automóvil del sitio de trabajo”, dijo Candice De Melo, gerenta regional de Desarrollo de Proyectos de United Rentals. “Le dijimos al cliente que, sin importar lo que pase, lo ayudaríamos con herramientas adicionales siempre que fueran necesarias”.

Menor pérdida de herramientas

United Rentals colocó códigos de barras de identificación únicos en todas las herramientas. Los supervisores recibieron las llaves de las ProBoxes en su área y asignaron herramientas específicas a cada trabajador.

“Los trabajadores guardaban las herramientas en la ProBox cada noche. Después, todos los viernes por la noche, el coordinador de remolques de herramientas de United Rentals realizaba un inventario de las cajas y cambiaba las herramientas que debían repararse. El coordinador también indicaba si faltaban herramientas”, expresó De Melo.

Cuando los trabajadores volvían al sitio el lunes, todas las herramientas funcionaban correctamente. Si faltaban herramientas, las cuadrillas eran responsables de encontrarlas y devolverlas.

Este sistema redujo significativamente el robo y la pérdida de herramientas. Debido a los códigos de barras, los trabajadores no podían reemplazar las herramientas que se les asignaban por herramientas tomadas de otro lugar del sitio. Cuando se despidió a un trabajador del sitio de trabajo, el sistema hizo posible identificar el inventario asignado a ese trabajador para recuperar las herramientas de manera proactiva.

“En trabajos con remolques para herramientas gestionadas, promediamos una pérdida total de alrededor del 5%, que es significativamente inferior a la media de la industria”, afirmó De Melo. “En este trabajo, la pérdida de herramientas fue muy inferior al 5%”.

Datos de gastos para auditoría aleatoria de inversores

Los datos meticulosos de gastos recopilados por United Rentals hicieron más que permitirle al contratista ahorrar dinero; también lo ayudaron a aprobar una auditoría del inversor del centro de datos.

El contratista pudo demostrar, por ejemplo, que había usado las tarifas NECA (Asociación Nacional de Contratistas Eléctricos) requeridas y el costo calculado por hora hombre en su facturación. Proporcionar este nivel de información de datos diferencia a United Rentals de sus competidores.

“Si no hubiéramos tenido los datos de copia de seguridad, el contratista hubiese sufrido un gran dolor de cabeza”, dijo De Melo.

Estructuración flexible de costos para ofertas

Gracias, en parte, al éxito general del proyecto, el contratista ha podido conseguir más negocios en la construcción de centros de datos. Si, para un proyecto futuro, se necesita un enfoque de precios diferente, United Rentals con gusto cumplirá con este requisito.

“Podemos modificar nuestras ofertas para adaptarnos a las necesidades de los clientes. En esta oferta de centro de datos, por ejemplo, no pudieron mostrar los costos de mano de obra. Si necesitan mantenerse dentro de un costo específico por hora hombre en una oferta en particular, podemos hacerlo”, dijo De Melo.

Con la reducción del gasto en herramientas, el contratista pudo cumplir con el presupuesto.

“Redujimos su gasto en herramientas y su costo por hora hombre, los mantuvimos por delante del calendario previsto y proporcionamos una transparencia del 100%. Los ayudamos a ganar dinero donde, de otro modo, hubiese perdido dinero”, dijo De Melo.

El superintendente del centro de datos del contratista estaba tan satisfecho con los resultados que insistió en tener un remolque para herramientas gestionadas de United Rentals en todos sus proyectos posteriores.