Cuando una empresa de construcción industrial con sede en el sudeste se propuso construir una planta de fabricación para un fabricante de terrazas con alternativas distintas a la madera, los gestores de proyectos sabían que tendrían que prepararse.

Para un proyecto de 11 meses en otro estado y con 250 técnicos en el sitio, iba a ser necesario usar todo el kit de herramientas de la empresa, y esto la dejaría sin herramientas suficientes para otros clientes.

La pregunta era la siguiente: ¿la empresa debía comprar o alquilar las herramientas para el proyecto?

Beneficios del alquiler en números

“Un contratista tiene que tener en cuenta no solo el costo de comprar equipos y copias de seguridad, sino también las reparaciones, la administración, el almacenamiento y las pérdidas promedio de la industria”, afirmó Candice de Melo, gerenta regional de Desarrollo de Productos de United Rentals.

Para este proyecto, la empresa terminó alquilando el 100% de las herramientas necesarias. “Hicimos que tenga sentido”, dijo de Melo. “Lo logramos con nuestra trayectoria comprobada de mantener a los clientes dentro del presupuesto”.

United Rentals suministró un remolque para herramientas gestionado de 53 ft abastecido exactamente con lo que se necesitaba durante cada fase del proyecto, incluidas las copias de seguridad. La estrategia gestiona el consumo en lugar de ofrecer lo que de Melo llama “una tienda de dulces”. Para un trabajo tan inmenso, United Rentals también proporcionó contenedores de embarque con artículos grandes, como curvadoras, roscadoras y remolcadores.

Se usó un sistema de códigos de barras para realizar un seguimiento de quién tomó qué y cuándo, lo que ayudó a eliminar la acumulación. Al final de cada período de 28 días, United Rentals proporcionó métricas de utilización. Cualquier artículo que no estuviera en uso se consideró “fuera del alquiler” para mantener el presupuesto bajo control.

El enfoque proactivo ofreció resultados prometedores. La factura ascendió a $562,000, un ahorro del 32%, y $262,600 menos de lo que la empresa hubiera gastado si hubiese comprado, almacenado y gestionado las herramientas por sí misma.

La meticulosa contabilidad permitió algunos de los ahorros. El cliente de la empresa reembolsó las compras de herramientas especiales que costaban más de $500.

“Pudimos separar las herramientas en función del límite reembolsable, lo que le permitió a la empresa transferir costos a su cliente, con un margen de beneficio, y reducir la exposición al mínimo”, expresó de Melo.

Ubicar las herramientas que faltan a simple vista

El robo de herramientas fue un problema importante, y difícil de gestionar de forma remota. Al final del trabajo, más del 50% del equipo alquilado se notificó como perdido, con un costo de reemplazo para la empresa de más de $175,000.

United Rentals envió personal para recorrer el sitio de trabajo y encontró la mayoría de los equipos perdidos, incluidos 10 equipos especiales que solos sumaron más de $100,000. Después de la búsqueda, la empresa estaba a la espera de solo el 7% del equipo que faltaba.

El contratista quedó tan impresionado con los resultados generales que contrató a United Rentals para que se encargara de la operación del cuarto para herramientas en su sede central. Ahora, los gestores de proyectos y los trabajadores pueden encontrar lo que necesitan rápidamente, además de ahorrar tiempo y dinero.