Uno de los contratistas eléctricos más grandes de la costa este tuvo un problema en una instalación ocupada donde fabrican salas eléctricas modulares para centros de datos. Necesitaban un método más eficiente para dispensar EPP, insumos y repuestos a los trabajadores y asignar los costos al trabajo adecuado. También buscaron una manera de proporcionar acceso a estas necesidades las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin agregar personal adicional.

Los empleados del departamento de seguridad pasaban cantidades excesivas de tiempo en la sala de distribución de equipos distribuyendo los artículos y registrando quién los tomaba. Al final de cada mes, tuvieron que revisar manualmente qué artículos se habían tomado, asignar los costos al proyecto correcto y realizar órdenes de reabastecimiento. El tiempo que pasaron los retiró de tareas críticas, como la capacitación en seguridad.

Solución de suministros a pedido

United Rentals proporcionó una solución de gestión de inventario de autoservicio completamente automatizada llamada Supplies OnDemand. Esta solución flexible, que tomó la forma de un contenedor de embarque, viene abastecida a medida con todos los suministros necesarios, desde chalecos de seguridad hasta protectores faciales y guantes de soldadura. Los trabajadores acceden a la embarcación escaneando su credencial de identificación o ingresando un código PIN único.

Los estantes en el interior están equipados con sensores de medición de peso. Cuando un artículo se toma de su lugar dedicado en el estante, el cambio en el peso indica que el artículo se ha retirado.

Para llevar un registro de quién retira qué artículos cuando varios trabajadores ocupan el contenedor al mismo tiempo, un sofisticado sistema de cámara en el techo rastrea y registra los movimientos de cada persona, incluido dónde alcanzan en un estante. Puede distinguir los movimientos de hasta ocho personas simultáneamente según el contorno del cuerpo de cada persona. Si un trabajador ingresa al contenedor siguiendo a otra persona sin identificarse, todas las transacciones se atribuyen al empleado que lo hizo, pero el video revela que dos empleados realizaron transacciones.

Asignaciones de costos de trabajo simplificadas

Antes de salir del contenedor, los trabajadores usan una pantalla táctil para ingresar el código de costo del trabajo para cada artículo que tomaron, lo que minimiza la necesidad de asignación manual de costos del trabajo. Después de cada transacción, los trabajadores y sus supervisores reciben un recibo por correo electrónico con el nombre del trabajador, los artículos retirados y la cantidad.

United Rentals estableció una jerarquía de recibos para que cada supervisor tenga visibilidad de todas las transacciones realizadas por los miembros de su propio equipo. Los supervisores también pueden generar informes que les permitan monitorear los gastos en diferentes proyectos usando diferentes rangos de fechas.

Gestión de inventario más eficiente

Gracias a los informes de detalles del pedido, los gerentes saben cuántos de cada artículo se eliminaron y, por lo tanto, cuántos quedan. A partir de estos informes, pueden determinar las necesidades de reabastecimiento. Para agilizar aún más la gestión de inventario, United Rentals creó alertas de inventario bajo y programó su envío directamente al proveedor. El contratista proporcionó al proveedor su propio PIN para acceder al contenedor. Los estantes detectan el nuevo inventario en función del peso. El proveedor y el contratista luego reciben un recibo de reabastecimiento por correo electrónico.

Lo suficientemente versátil para cualquier sitio de trabajo

Las empresas pueden poner la solución Supplies OnDemand a disposición de sus trabajadores las 24 horas del día, los 7 días de la semana, una consideración importante cuando los equipos trabajan turnos nocturnos. Otra ventaja sobre las salas de distribución con personal: “No se necesitan vacaciones y no se requiere enfermedad”, dijo Steven Anderson, gerente de desarrollo de productos de la región de United Rentals para sistemas de seguimiento de activos. 

Cualquier espacio con una puerta con cerrojo puede ser reacondicionado con esta tecnología, incluido un remolque, un contenedor, una habitación dentro de un edificio e incluso un almacén.

Gracias a Supplies OnDemand, el personal de seguridad ha podido dedicar más tiempo al trabajo para el que fueron contratados. La solución redujo los costos de mano de obra y logró un ahorro de tiempo de al menos el 30 %.

“El cliente me dijo que este es exactamente el tipo de tecnología que necesita para impulsar sus objetivos corporativos. Lo quieren en todas sus salas de repuestos”, dijo Anderson. Como resultado del exitoso piloto, planean implementar la solución en más de sus sitios de trabajo.