Una de las ferias del condado más grandes del país atrae a más de 750,000 visitantes cada año y cuenta con conciertos, paseos, puestos de comida y más durante su carrera de tres semanas. La instalación y ejecución del evento requiere meses de planificación y cientos de equipos de alquiler. La escala de la feria es tan grande que, en años anteriores, la entidad sin fines de lucro que la alberga tuvo que contratar a varios proveedores de equipos para satisfacer solo las necesidades de generación de energía.

Trabajar con tantos proveedores creó desafíos significativos. Licitar contratos era laborioso y llevaba mucho tiempo. Cuando un equipo se rompió, un puesto de transporte o de proveedores podía cerrarse durante horas mientras los organizadores de la feria trataban de determinar qué compañía había proporcionado el equipo, con quién comunicarse y cuándo llegaría alguien para repararlo.

Una llamada de ventas lo cambió todo

A primera luz la mañana después de que finalizó la feria de 2023, un representante de United Rentals pasó por el recinto ferial para ver los equipos en alquiler. Se encontró con un gerente de la feria y preguntó sobre los proveedores de equipos y la experiencia de la feria con ellos. Poco después, United Rentals trajo a 13 empleados de divisiones de toda la compañía para aprender en profundidad, ya que 12 supervisores justos describieron los servicios que habían usado y los desafíos que habían experimentado.

Después de enterarse de los proveedores que luchaban por seguir el ritmo del proyecto y proporcionar un servicio adecuado, United Rentals sabía que podía ofrecer una experiencia mejor y más optimizada.

“En un plazo de 48 horas, volvimos con una lista de soluciones y equipos que podíamos proporcionarles”, dijo Nathan Getz, gerente de Cuentas Estratégicas de United Rentals.

Un enfoque integral transformó la experiencia de alquiler

En 2024, gracias a United Rentals, la asociación justa pudo confiar en un solo proveedor para apoyar toda la feria durante las primeras décadas.

Aprovechando su amplio inventario, United Rentals proporcionó todos los equipos de alquiler según lo requerido, como, por ejemplo, entre otros, montacargas, elevadores aéreos y maquinaria pesada; equipos de generación de energía, incluidos más de 30 generadores del tamaño de los semirremolques, para alimentar todo, desde montañas rusas hasta escenarios de conciertos y puestos de tacos; sistemas de protección de zanjas; torres de luz; radios; e infraestructura temporal del sitio, incluidas cercas, esteras de material compuesto, baños portátiles, remolques de oficina y contenedores para almacenamiento. United Rentals también suministró equipos que la feria eligió comprar en lugar de alquilar, como oficinas a nivel del suelo.

Al aprovechar su experiencia en todas las divisiones especializadas, aprovechar las sucursales locales, aprovechar las soluciones de rendimiento en el sitio de trabajo y trabajar juntos como un solo equipo, United Rentals proporcionó una experiencia integral sin contratiempos.

Los acuerdos de compra cooperativa eliminaron las licitaciones

Debido a que la feria es financiada por el estado a través de la entidad sin fines de lucro, los organizadores tenían la opción de aprovechar los acuerdos de compra cooperativa, lo que eliminó la necesidad de ir a licitar para cada contrato, como se requiere normalmente.

United Rentals presentó la asociación justa con un catálogo de equipos y servicios con precios preaprobados por Sourcewell, una agencia de compras cooperativas dirigida por el gobierno que negocia contratos para sus miembros cooperativos. Después de evaluar a varios proveedores, Sourcewell adjudicó estos contratos a United Rentals.

El uso de los contratos de Sourcewell ahorró a la asociación justa cantidades significativas de tiempo y esfuerzo. Ninguna licitación significó que no se crearan listas de especificaciones; ninguna RFP que publicara y publicitara; ninguna inspección laboral con proveedores potenciales; y ningún gasto administrativo relacionado con las licitaciones.

Un enfoque proactivo frente a reactivo 

En estrecha colaboración con la asociación justa, United Rentals comenzó a planificar el evento con más de seis meses de anticipación. A diferencia de los proveedores anteriores, se tomó un enfoque altamente proactivo para satisfacer las necesidades de la feria.

“No prepararse es prepararse para fracasar”, dijo Getz. “Trabajamos con la feria para ayudarlos a comprender nuestro negocio, que es la preparación y la organización”.

Los detalles importaban. Por ejemplo, United Rentals planificó cómo entregar equipos en fases para minimizar la interrupción en el sitio del evento. Entregó, colocó y probó el equipo mucho antes de que llegaran otros proveedores, lo que ayudó a evitar el caos que había ocurrido en años anteriores. Durante la feria, se tomaron medidas para evitar problemas. Los dos días de la semana, la feria estaba cerrada, y tenía personal en el sitio para revisar los equipos y realizar el mantenimiento preventivo.

Un único punto de contacto permitió una respuesta más rápida

United Rentals se puso a disposición de los supervisores justos como si fuera una rama de la asociación justa. Por ejemplo, creó una dirección de correo electrónico personalizada que los responsables de la toma de decisiones clave podían usar para comunicarse con todo el equipo de United Rentals.

Durante la feria, envió un correo electrónico todas las semanas que contenía los números de teléfono de cada representante de United Rentals de guardia en cada división. Si un generador se rompía o la feria necesitaba otra torre de luz apurada, los supervisores sabían exactamente a quién llamar para obtener una respuesta rápida.

Total Control^® facilitó la gestión de equipos

Los supervisores de la feria podían acceder a Total Control, la plataforma de gestión de sitios de trabajo de United Rentals, para ver en un mapa todos los equipos habilitados para telemática en alquiler y monitorear su estado. Las alertas les notificaban por mensaje de texto o correo electrónico cuando un equipo requería combustible o mantenimiento. Por ejemplo, se envió una alerta si los niveles de combustible de un generador cayeron por debajo del 30 %. Gracias a esta funcionalidad, los trabajadores ya no tuvieron que visitar todos los generadores distribuidos por el recinto ferial varias veces al día para verificar los niveles de combustible.

La facturación también se optimizó, lo que permitió a los administradores justos ahorrar una enorme cantidad de trabajo. En Total Control, simplemente podían marcar una casilla para realizar un pago.

Un socio en la planificación

Los equipos y servicios que United Rentals proporcionó ayudaron a mantener las operaciones justas funcionando sin problemas, desde la instalación hasta la avería.

United Rentals espera trabajar con los organizadores de la feria en la misma feria el próximo año, así como en otros eventos que se realicen durante todo el año en el predio de la feria. Cuando llegue el momento de comenzar a planificar la feria de 2025, United Rentals podrá proporcionar una lista completa y precisa de los equipos y servicios que proporcionó en 2024, lo que dará a los organizadores de la feria una ventaja considerable.