Agilice las adquisiciones y la facturación con Total Control

Total Control®, la solución de gestión de sitios de trabajo basada en la nube de United Rentals, es una excelente manera de monitorear la utilización de equipos de alquiler y reducir los costos anuales de alquiler hasta en un tercio. Pero, ¿sabía que también puede usarla para agilizar las adquisiciones y la facturación, ahorrar tiempo y esfuerzo a su departamento de contabilidad y evitar que su empresa solicite equipos redundantes para diferentes sitios o unidades de negocios? Siga leyendo para obtener más información.

Evite discrepancias en las facturas

Entre adquirir equipos y pagarlos, los costos tienden a cambiar. Un problema común: el total de una factura no coincide con el monto de la orden de compra porque se extendió el período de alquiler.

“Si un cliente usa una orden de compra para un alquiler, emitirá una con un valor que se basa en el monto aproximado que va a gastar. Pero si mantienen el equipo por más tiempo del previsto, la orden de compra debe actualizarse con un nuevo valor. Esto no siempre se hace antes de que las facturas comiencen a llegar”, dijo Jenna Lansky, gerente de ventas digitales de clientes de United Rentals.

El sistema contable de una empresa puede rechazar la factura cuando no coincide con la orden de compra. Eso crea trabajo adicional para el equipo de contabilidad, que debe rastrear la discrepancia, actualizar la orden de compra y volver a completarla.

Total Control ayuda a las empresas a evitar ese escenario. Acceda a la pestaña PO en el panel Total Control para obtener el estado en tiempo real de todas las órdenes de compra de United Rentals. Vea cuánto se ha gastado en la orden de compra y cuánto queda en ella.

Total Control proporciona ese mismo tipo de visibilidad en las facturas. Use la pestaña de facturas para ver todas sus facturas de United Rentals en todas las ubicaciones. Verifique qué facturas están pendientes y cuáles se han pagado.

“Además de eso, para los alquileres abiertos, puede ver lo que se proyecta que gastará en función de la fecha de devolución estimada en el contrato de alquiler”, dijo Lansky. Si es probable que sus costos excedan la orden de compra inicial, puede actualizar fácilmente la orden de compra para cubrirlos.

Pague facturas más fácilmente

Con los pagos digitales para equipos de construcción, usted tiene el control de cuándo y cómo pagar facturas. Una nueva interfaz de usuario en Total Control hace que el proceso sea aún más rápido y fácil. No es necesario esperar el horario de atención para realizar su pago por teléfono. Complete su pago en línea cuando sea conveniente para usted, de día o de noche.

Total Control ofrece una gran cantidad de otras características que hacen que la gestión de pagos de construcción sea más optimizada. Por ejemplo, puede:

• Pagar varias facturas a la vez
• Agregar y editar métodos de pago durante el proceso de pago
• Realizar pagos parciales y aplicar créditos a una factura como pago
• Comparta la información de la factura con los miembros designados del equipo
• Recibir notificaciones sobre eventos clave, como facturas nuevas o pagadas correctamente

Tener la información actual de la factura al alcance de su mano reduce el riesgo de fechas de vencimiento sorpresa o pagos no realizados y hace que la gestión de las finanzas de alquiler de equipos sea más eficiente.

Mantenga el control con alertas e informes

No tiene que iniciar sesión en Total Control todos los días para estar al tanto de las facturas y los contratos. Configure alertas e informes para que nunca deje que algo se resbale. Por ejemplo:

• Establezca una alerta de vencimiento de orden de compra para recibir una notificación por correo electrónico cuando una orden de compra haya superado su límite o se proyecte que lo haga pronto.
• Configure una alerta de contrato extendido para que se le notifique inmediatamente cuando alguien en el campo haya extendido un contrato de alquiler. (Esa información a menudo no se transmite a contabilidad hasta mucho más tarde).
• Programe un informe de antigüedad de la factura para que se entregue regularmente en su bandeja de entrada. Proporciona una lista de facturas pendientes formateadas según sus preferencias.
• Cree informes sobre los costos de alquiler estimados durante un próximo período, como el próximo trimestre, en función de las fechas de devolución proyectadas. Puede cambiar las fechas de devolución estimadas en el sistema para investigar situaciones hipotéticas.

Reduzca los alquileres con la división de costos

Total Control permite a los clientes asignar facturas entre diferentes centros de costos u órdenes de trabajo. Esto evita el costo de alquileres duplicados de equipos.

Un fabricante ha aprovechado esta característica para reducir los gastos de alquiler.

“El cliente tiene varias unidades de negocios en sus instalaciones, y las diferentes unidades nos alquilan equipos similares. Entonces, en lugar de entregar múltiplos del mismo tipo de equipo, trasladamos el equipo a diferentes sitios y luego dividimos el costo entre las unidades en la factura”, dijo Lansky. En lugar de tener dos contratos de alquiler diferentes, lo agilizan a uno.

Agregó que el cliente, que ha estado dividiendo los costos de las facturas durante cinco años, ha ahorrado una cantidad significativa de dinero con el tiempo.

Beneficios basados en la nube

Dado que Total Control se basa en la nube, puede otorgar acceso a cualquier persona de la compañía que necesite información sobre el alquiler, incluidas las órdenes de compra y las facturas, y puede personalizar el panel según su función. Por ejemplo, un empleado de contabilidad puede elegir ver la pestaña de facturas impagas cuando inicia sesión. Un superintendente de campo puede elegir una vista diferente.

Además, Total Control puede integrarse con otros sistemas. Si usa otro sistema de gestión para su negocio, el equipo de United Rentals puede integrar Total Control en ese sistema, lo que proporciona una experiencia de usuario sin contratiempos.

“Por ejemplo, si una empresa tiene un sistema que usa para generar órdenes de compra de bienes y servicios, podemos configurar un catálogo de marcaje de salida”, dijo Lansky. El personal de Adquisiciones puede comenzar el proceso de pedido dentro del sistema de su compañía, que luego “marcará” una página de United Rentals donde pueden realizar sus pedidos.

“En un solo paso, están creando una orden de compra y generando una orden de reservación de alquiler que nos llega”, explicó Lansky. Para que la adquisición sea aún más rápida, United Rentals puede crear un catálogo de equipos favoritos que incluye todos los equipos para los que el cliente tiene un contrato de precios.

Total Control puede ser especialmente útil para las empresas que deben mantenerse dentro de ciertas pautas de adquisición y tener órdenes de compra válidas para cada alquiler. Trabajar en Total Control o en el catálogo de marcaje de salida garantiza que creen órdenes de compra con toda la información necesaria, como el centro de costos al que se debe cargar el equipo.