Seis claves para una gestión de flotas eficiente

Los equipos, especialmente los equipos pesados, son una de las partidas más grandes del presupuesto de cualquier compañía de construcción. Tomar decisiones inteligentes sobre cuánto tiempo conservar estos activos y cuándo alquilarlos en lugar de alquilarlos puede ayudar a las empresas a aprovechar al máximo su presupuesto de flota.

Pero muchas empresas carecen de una estrategia de flota. Toman decisiones ad hoc de compra y venta. Algunos aún están usando hojas de cálculo de Excel para administrar su flota. Como resultado, es probable que estén gastando más de lo necesario en equipos y mantenimiento, y es posible que estén experimentando más tiempo de inactividad de los equipos de lo que desean.

¿Cuáles son los secretos para una gestión eficaz de la flota? United Rentals, en el transcurso de la gestión de su propia flota de $14,000 millones, ha llegado a un conjunto de mejores prácticas que utiliza al gestionar su flota, así como las flotas de grandes clientes industriales. 

“Con más de $14,000 millones en equipos en total en más de 1,000 ubicaciones, tenemos que ser terriblemente buenos en la gestión de equipos”, dijo Bret Kasubke, director sénior de Soluciones de Equipos para Clientes de United Rentals. Es posible que muchas empresas de construcción, cuyo enfoque principal está en la construcción y no en la gestión de equipos, no tengan el mismo nivel de experiencia. “Hemos hablado con muchos clientes que se beneficiarían de tener una estrategia de flota definida”, dijo Kasubke.

Las empresas que se toman en serio la creación de una estrategia de flota deben comenzar con estos pasos.

Mantenga buenos registros históricos

La recopilación de datos históricos detallados sobre el uso y la utilización es esencial para crear una estrategia de flota y encontrar oportunidades de optimización. Un buen software de gestión de flotas es fundamental para generar esos datos. (Los clientes de United Rentals disfrutan del beneficio de Total Control, el sistema de gestión de flotas basado en la nube de la compañía, que les permite ver los datos de toda su flota de equipos de alquiler en un solo lugar). 

Los datos históricos le mostrarán sus tasas de utilización para diferentes tipos de equipos, lo que le ayudará a tomar decisiones sobre las compras de nuevos equipos. También le ayudará a determinar los costos operativos asociados con cada unidad, incluidos los costos de mantenimiento y combustible, lo que a su vez le ayudará a establecer el costo total de propiedad (TCO). Conocer el TCO es esencial para tomar decisiones inteligentes de compra frente a alquiler, así como decisiones sobre cuándo desechar el activo. 

Los dispositivos telemáticos vinculados con el software de gestión de flotas pueden proporcionar información detallada sobre el uso, el millaje, el rendimiento operativo y más. 

Desarrollar e implementar el programa de mantenimiento preventivo óptimo

Un buen programa de mantenimiento preventivo es fundamental para preservar la longevidad de los activos de los equipos. El mantenimiento preventivo ayuda a prevenir el tiempo de inactividad, garantizar el cumplimiento normativo y respaldar el valor residual al final de la vida útil. Consulte las recomendaciones del OEM para establecer pasos de servicio e intervalos de servicio específicos del activo. Use un sistema de gestión de flotas para planificar, programar y completar el servicio de mantenimiento requerido.

Los informes de rendimiento son otro aspecto importante de un programa de mantenimiento preventivo eficaz. Desarrolle informes de rendimiento y utilice los informes para obtener información sobre el éxito general de su programa de mantenimiento preventivo y también para ayudarlo a identificar activos con una utilización menor o mayor. Estos activos pueden requerir ajustes al cronograma de mantenimiento planificado.

El mantenimiento predictivo, que es posible a través del uso de la telemática, también puede ayudarlo a optimizar el programa de mantenimiento planificado. Le permite realizar el mantenimiento justo a tiempo en función de cómo y con qué frecuencia se usa la máquina. También le ayuda a incluir con mayor precisión el tiempo de mantenimiento en el cronograma de trabajo. 

Use sus datos para crear planes de ciclo de vida 

Implemente planes de ciclo de vida para tipos de equipos o activos específicos para que pueda desecharlos en el momento ideal. 

“Si salgo y compro un equipo, necesito saber cuándo es el mejor momento para deshacerme de esa unidad antes de que comience a costarme más en el lado de mantenimiento, mientras me aseguro de maximizar el valor residual”, dijo Kasubke. “Quisiera establecer un plan de ciclo de vida para todos mis activos a fin de minimizar mi costo total de propiedad”. 

El plan de ciclo de vida ideal diferirá de un tipo de equipo a otro y también de contratista a contratista en función de cómo se utilice el equipo y cuán bien se mantenga con el tiempo. Si su utilización es alta y/o está usando el equipo en un entorno desafiante, es posible que desee retirarlo antes.

Tomar decisiones inteligentes de compra vs. alquiler 

Comprender su utilización y el TCO le ayudará a tomar decisiones inteligentes basadas en datos no solo sobre cuándo desechar una unidad, sino también cuándo tiene sentido alquilar una unidad en lugar de tenerla.  

Las unidades con una tasa de utilización inferior al 50 por ciento son un buen punto de partida al evaluar su flota en busca de activos que podrían ser buenos candidatos para la consideración del alquiler. Pero no hay reglas duras y rápidas. Por ejemplo, incluso si su uso general del tiempo de una unidad en particular es inferior al 50 por ciento, si la usa todos los días, probablemente debería ser propietario de ella. Lo mismo sucede si necesita regularmente un equipo especializado que es difícil de encontrar en el mercado de alquiler o que es costoso de alquilar. Por otro lado, una unidad que ha estado en alquiler durante un período prolongado puede ser un buen candidato para la compra.

Crear un presupuesto anual de costo total de operaciones de equipos

Esta es un área con la que los clientes de United Rentals solicitan ayuda. “La mayoría de los clientes trabajan en un escenario de espejo retrovisor cuando intentan gestionar los costos de los equipos”, dijo Kasubke. “Tener un presupuesto bien definido para las operaciones de equipos le permite comprender dónde se encuentra con el gasto en equipos y por qué sus costos pueden fluctuar con el tiempo. Si puede medirlo, generalmente puede mejorarlo”. 

Una manera de ayudar a garantizar que pueda alcanzar sus objetivos presupuestarios anuales es gestionar y hacer un seguimiento eficaz de sus costos de reparación y mantenimiento, que probablemente aumentarán a medida que la máquina envejezca, así como sus costos de combustible.

Analice sus informes 

El software de gestión de flotas puede generar cualquier cantidad de informes automatizados. El truco es tener a alguien que sepa qué informes ver y cómo analizarlos de manera efectiva. 

Analizar informes de rendimiento puede ayudarlo a crear y ajustar planes de ciclo de vida. Otra área crítica que se debe observar es la utilización. 

Los informes de utilización le permiten validar si sus tasas de utilización mejoran o disminuyen con el tiempo. (Los clientes de United Rentals pueden comparar su utilización de los equipos alquilados con los parámetros patentados de la industria). El objetivo, por supuesto, es mejorarlos. Una mayor utilización significa que la máquina, ya sea propia o alquilada, cuesta menos por hora de uso. Vender activos subutilizados es una manera de aumentar la utilización. El uso de GPS para conocer la ubicación de todos sus equipos y encontrar activos de equipos “ocultos” es otro.

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Recopilar y analizar los datos necesarios para crear una estrategia de flota eficaz no es una tarea pequeña, y las empresas que lo hacen con éxito generalmente tienen un compromiso de los más altos niveles de gestión. El rendimiento de la inversión, la disminución de los costos de flota y la mayor productividad, puede ser significativo.

Marianne Wait es una editora y escritora que crea contenido para marcas Fortune 500.