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Planificar hacia atrás a partir de la fecha límite para reducir los tiempos

Lean construction principles can make a good project even better.

Si le preguntan a Felipe Engineer-Manriquez, que trabaja en McCarthy Building Companies, los principios de la construcción sin pérdidas pueden mejorar aún más un proyecto que ya es bueno porque reducen tiempos de la planificación y, por lo tanto, aumentan la rentabilidad.

Uno de los ejes de la construcción sin pérdidas es la planificación hacia atrás a partir de fechas límite, un método en el que se utiliza un grado sorprendentemente bajo de tecnología para reducir lo innecesario de los tiempos de un proyecto, sobre la base de retroceder a partir de la fecha solicitada de los clientes subsiguientes en la cadena. Según se indica en leanconstruction.org, la planificación hacia atrás “a menudo dejará al descubierto la necesidad de lotes más pequeños, entregas justo a tiempo, mejor nivelación de recursos y tiempos preparación más breves”.

Funciona de la siguiente manera: Todos los actores del proyecto que supervisan el trabajo (conocidos como los “últimos planificadores” en la jerga del método sin pérdidas) se reúnen en una sala y “diseñan la ingeniería inversa” de la planificación a partir de notas adhesivas que ubican sobre un enorme tablero. Cada persona tiene su propio color. Cada nota indica el compromiso que ha asumido cada persona para una fecha determinada y lo que necesita de los demás para poder cumplirlo. A partir de las fechas límite deseadas, el equipo planifica hacia atrás para determinar superposiciones entre tareas, y ajusta las asignaciones de tiempos sobre la marcha.

Engineer-Manriquez dijo que el método resulta particularmente útil en proyectos complejos y secciones de la planificación en las que las áreas dependen mucho entre sí.

El concepto de planificación hacia atrás puede ser un gran ajuste al principio para algunos participantes del proyecto, como los subcontratistas que nunca lo han hecho, pero Engineer-Manriquez dijo que, una vez que ven los beneficios de poder completar tareas en menos tiempo que lo habitual, rápidamente se convierten en fervientes adeptos.

Para aprovechar al máximo una sesión de planificación hacia atrás, Engineer-Manriquez dijo que se deben tener presente cuatro palabras: puedo, haré, hice y aprendo.

Puedo: “‘Puedo’ representa lo posible”, dijo. Es lo que puede lograrse dentro del período de la planificación hacia atrás.

“Hay que concentrarse en la fase del trabajo en curso o que está por suceder”. Enfóquese en tareas que no extiendan más de ocho semanas, primordialmente debido al personal y al tiempo que se necesitan para realizar una sesión de planificación hacia atrás. Engineer-Manriquez dijo que diseñar una planificación hacia atrás para una fase de trabajo de ocho semanas requiere un compromiso de tres horas de todo el equipo.

Haré: Son las tareas con las que se compromete el personal durante una sesión de planificación hacia atrás. Cada compromiso se registra en una nota adhesiva.

Hice: La siguiente fase es la de “hice”. Aquí el equipo evalúa si ha alcanzado sus objetivos. “Si lo hicimos, excelente”, dijo. “Si no, entonces pasamos a la siguiente conversación y ‘aprendemos’. Tenemos que determinar por qué no lo logramos o por qué alguien no cumplió con lo que había prometido”.

Aprendo: Como parte del proceso de aprendizaje, el equipo determina el PPC o “porcentaje del plan completado”, correspondiente al trabajo que se especificó en el período de la planificación hacia atrás. En el análisis PPC se observan las tareas completadas en comparación con las inconclusas. Si todos alcanzaron sus objetivos, el PPC será del 100 por ciento. En una primera instancia de aplicación, Engineer-Manriquez dijo que es habitual que un proyecto solo alcance un PPC de 30. Sin embargo, también dijo que luego de analizar causas raíz y de que los participantes vuelvan a definir sus compromisos, se han registrado valores de PPC de 75 o superiores.  

Engineer-Manriquez dijo que, en el mejor de los casos, la planificación hacia atrás hace que todos sientan que son integrantes de un equipo equitativo y los hace pensar en sus propios procesos como nunca antes.                                                                                                                           

Dijo que “el valor real está en las charlas. Allí es donde se aceleran los planes y se fortalecen los compromisos. Allí es donde se da la magia”.

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Kim Slowey es una escritora que ha estado activa en la industria de la construcción durante 25 años y tiene licencia como contratista general certificada en Florida. Obtuvo su licenciatura en Comunicaciones Masivas/Periodismo en University of South Florida y tiene experiencia tanto en la construcción comercial como en la residencial.

 

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